Hinweisgeberschutz-Richtlinie

Die nachfolgende Richtlinie soll gewährleisten, dass Hinweisgeber keine Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten haben oder anderweitig benachteiligt werden, wenn Sie interne Missstände oder andere Sorgfaltspflichtverletzungen aufdecken und melden. Sowohl eigene Mitarbeiter als auch externe Personen sollen hiermit ermutigt werden, Ihre Bedenken frei zu äußern.

Datenschutzbeauftragte-Versicherung von Hiscox: Ein Datenschutzbeauftragter hält sein Handy in der Hand

1. Hinweisgeberschutz

Im Folgenden ist beschrieben, wer berechtigt ist, ein Anliegen zu melden und welche Anliegen gemeldet werden können.

1.1 Wer ist berechtigt, ein Anliegen zu melden? 

Eine Hinweisgeberschutzmeldung liegt immer dann vor, wenn eine Person Informationen zu illegalen oder unredlichen Geschäftspraktiken innerhalb eines Unternehmens oder zu einer Gefahrensituation, eines Risikos oder eines anderen Fehlverhaltens offenlegt und meldet. Hinweisgeber ist diejenige Person, welche die beschriebene Meldung vornimmt. Diese Richtlinie gilt für alle Personen, die in einem arbeitsbezogenen Kontext Informationen über Verstöße erhalten, insbesondere für: 

  • aktuelle und ehemalige Mitarbeiter von Hiscox 
  • Bewerber oder solche Personen, deren Arbeitsverträge noch nicht begonnen haben 
  • Auftragnehmer und Subunternehmer 
  • Volontäre, Praktikanten und Trainees 
  • Aushilfskräfte 
  • Zulieferer und Leiharbeiter 
  • Anteilseigner und Mitglieder der Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgane. 

Die hier genannten Meldekanäle sind nicht für Anliegen gedacht, die im Zusammenhang mit einem Versicherungsvertrag, einer Beschwerde oder negativem Feedback stehen. Weitere Informationen diesbezüglich finden Sie auf unserer Homepage unter: Beschwerdemanagement ▷ Hiscox. 

Bei Vertragsfragen helfen unsere zuständigen Kollegen und Ihre Ansprechpartner gerne weiter.

1.2 Welche Anliegen können gemeldet werden?

Die nachfolgende Auflistung gibt einen Überblick über Themen, die im Rahmen des Hinweisgeberschutzes gemeldet werden können: 

  • Straftaten
  • Betrug oder sonstiges Fehlverhalten
  • Finanzielles Missmanagement
  • Gesundheits- und Sicherheitsrisiken
  • Belästigungsvorwürfe oder Übergriffe eines Mitarbeiters gegen einen anderen
  • Nichteinhaltung gesetzlicher oder aufsichtsrechtlicher Verpflichtungen
  • Nichteinhaltung interner Richtlinien und Verfahren
  • Reputationsschädigendes Verhalten
  • die bewusste Verschleierung der hier genannten Aspekte
  • Gefährdung des öffentlichen Gemeinwohls oder die Verletzung von Rechtsvorschriften diesbezüglich

2. Interner und externer Meldekanal

Hinweise können sowohl über interne, als auch über externe Meldekanäle abgegeben werden.

2.1 Interne Meldekanäle

Zur Überprüfung eingehender Hinweise haben wir eine interne Meldestelle eingerichtet. Diese können auch Sie erreichen über folgende Kanäle:

  • das Hinweisgeber-Tool: https://www.safecall.co.uk/file-a-report/
  • telefonisch unter: https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report/telephone-numbers/ (die Service-Hotline ist unter den angegebenen Rufnummern international gebührenfrei sowie in den jeweiligen Landessprachen an 365 Tagen 24 Stunden für Sie erreichbar)
  • die E-Mail-Adresse: [email protected]
  • die Anschrift: 
    Hiscox SA, Niederlassung für Deutschland
    Hauptbevollmächtigter: Compliance/Roshni Patel
    Bernhard-Wicki-Str. 3
    80636 München
  • oder persönlich: sollten Sie es bevorzugen, Ihr Anliegen persönlich vorzubringen, so teilen Sie uns dies bitte über einen der oben genannten Kanäle mit.

 

Wenn Sie ein persönliches Treffen wünschen, kann das Treffen vorbehaltlich Ihrer Zustimmung dokumentiert werden, indem (I) das Gespräch in einer dauerhaften und abrufbaren Form aufgezeichnet wird oder (II) ein genaues Protokoll des Treffens geführt wird, das von Mitgliedern erstellt wird, die für die Bearbeitung Ihrer Meldung verantwortlich sind. Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit, das Protokoll des Meetings zu überprüfen, es zu korrigieren und durch Ihre Unterschrift zu genehmigen. 

Eine Meldung kann auf Wunsch anonym erfolgen. Es werden unsererseits alle Anstrengungen unternommen, die Vertraulichkeit des Hinweisgebers zu wahren. Die Identität des Hinweisgebers oder beteiligter Dritter wird nur dann offengelegt, wenn dies gesetzlich vorgegeben ist (z. B. aufgrund behördlicher Vorgaben).

Hinweisgeberschutz und Vertraulichkeit

Übermittelte Angaben behandeln wir stets vertraulich. Wir gehen im Interesse aller Beteiligten mit Informationen sehr sorgfältig um. Alle uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen werden in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung auf unserer Website: Datenschutzunterrichtung ▷ Hiscox

Meldungen können anonym abgegeben und an uns übermittelt werden. Bei anonymisierten Meldungen können wir allerdings keine Rückfragen stellen, was die Aufklärung behindern kann. Für unsere Experten, die Meldungen entgegen nehmen und untersuchen, ist es daher hilfreich, wenn Sie bei mit dem Anliegen auch Ihre Kontaktdaten übermitteln.

Die Identität eines Meldenden wird ohne ausdrückliche Zustimmung dieser Person nicht preisgegeben, es sei denn, die Offenlegung ist aufgrund von Gesetzen oder anderen Meldepflichten erforderlich. Diese Vertraulichkeit gilt ebenso für alle anderen Informationen, aus denen sich direkt oder indirekt die Identität des Hinweisgebers ableiten lässt. Hiscox wird keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber oder beteiligte Personen dulden. Dies gilt auch in Fällen, in denen sich die Vorwürfe nicht bestätigen ließen.

Weitere Korrespondenz

Melden Sie ein Anliegen bei uns, erhalten Sie innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung von uns, wenn Sie bei der Übermittlung einer Meldung Ihre Kontaktdaten (wie Ihren Namen und/oder eine E-Mail-Adresse) mitgeteilt haben. Dies ermöglicht uns auch, Sie für etwaige Rückfragen zu kontaktieren. Wenn Sie es bevorzugen, anonym zu bleiben, werden wir Ihre Anonymität entsprechend wahren.

Eine Rückmeldung zu Ihrem Anliegen erhalten Sie Ihre mitgeteilte Kontaktadresse spätestens 3 Monate nach Eingang bei uns.

2.2 Berichterstattung

Hinweisgeberschutzmeldungen können darüber hinaus auch über externe Meldestellen erfolgen. Wir regen jedoch an, dass Sie sich zunächst an die interne Meldestelle wenden, da wir uns so direkt um Ihr Anliegen kümmern und schnelle Aufklärung betreiben können. Sofern Sie den externen Kanal bevorzugen, können Sie sich an folgende Stellen wenden: