Getting Things Done – Methoden & Tools zur Selbstorganisation

03.07.2019 von Barbara Schinko

Als Selbstständiger müssen Sie sich neben Ihrer eigentlichen Arbeit auch um Punkte wie Werbung, Vertrieb und Finanzen kümmern. Damit Sie sich nicht verzetteln, ist Selbstmanagement ein entscheidender Faktor! Dabei helfen Ihnen verschiedene Methoden und Selbstorganisations-Tools – etwa die Arbeitsmethode „Getting Things Done“ (kurz GTD) des Beraters David Allen. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Selbstmanagement optimieren und dadurch erfolgreicher werden – und den Spaß an der Arbeit nicht verlieren!

Getting Things Done – Methoden & Tools zur Selbstorganisation

„Getting Things Done“: Selbstorganisations-Technik von Autor David Allen

Zu den populärsten Selbstorganisations-Techniken gehört die Arbeitsmethode „Getting Things Done“ (kurz GTD). Sie geht auf den Amerikaner David Allen zurück und ist in seinem Werk „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ (deutscher Buchtitel „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“) im Detail beschrieben.

Die GTD-Methode kurz zusammengefasst

In einem ersten Schritt sollten Sie Themen wie Termine, Aufgaben und Projekte „Sammeln“. Diese wiederum können Sie im zweiten Schritt „Verarbeiten“ planen: Was schnell erledigt werden kann, bearbeiten Sie sofort, große Projekte kommen in den Wiedervorlageordner. Und was Sie in näherer Zukunft organisieren möchten, landet direkt in der dritten Phase: „Organisieren“. Hier werden Aufgaben in Aktionslisten zergliedert und in einfach zu erreichende nächste Schritte zerteilt.

In einem weiteren Schritt „Durchsehen“ verschaffen Sie sich nochmals einen Überblick, welche Aufgaben Priorität haben und aktuell machbar sind. In der Phase „Erledigen“ werden die Dinge angepackt – oder aber final als unwichtig verworfen oder delegiert.

Anwenden der GTD-Methode: Stift und Papier oder Selbstorganisations-Tools?

GTD funktioniert allein mit Stift und Papier – passende Tools für PC und Mac sind jedoch sehr praktisch bei der Umsetzung in die Praxis. Zu den bekanntesten Selbstorganisations-Tools für GTD gehören die Mac-Programme Things und Omnifocus. Beide orientieren sich an der GTD-Methode. Die kostenlose Alternative ist Wunderlist.

Besonders wichtige Aufgaben können Sie kennzeichnen oder mit weiteren Unterpunkten versehen – ganz ähnlich, wie es das GTD-System mit seinen Projekten vorsieht. Sehr hilfreich ist auch ein Add-on, mit dem der Browser einen Wunderlist-Button bekommt. Ein weiterer Kandidat ist die Software KOI, die es für PC, Mac, Android und iOS gibt. Sie ist unter den Selbstorganisations-Tools eines, das sich auch für sehr komplexe Projekte gut geeignet.

Sehr beliebt und vor allem schön anzusehen ist Trello. Bei Trello handelt es sich streng genommen nicht um ein Selbstorganisations-Tool nach der GTD-Methode. Es lässt sich jedoch relativ leicht an daran anpassen. Mit Trello organisieren Sie die unterschiedlichen privaten und beruflichen Projekte über sogenannte Boards.

Selbstorganisation nach der SMART-Methode: Ziele aufsplitten

Nicht nur mit der „Getting things done“-Methode strukturieren Sie Ihre Abläufe. Mit der „SMART“-Methode splitten Sie beispielsweise Ihr großes Gesamtziel in kleine Ziele auf, sodass die Selbstmotivation durch das Erreichen der Etappenziele gestärkt wird. Die einzelnen Buchstaben der SMART-Methode stehen für die folgenden Kriterien:

S = spezifisch (Das Ziel muss konkret formuliert werden.)
M = messbar (Mit Zahlen und Fakten muss das Ziel bzw. dessen Erreichen überprüfbar sein.)
A = attraktiv (Das Ziel muss eine erreichbare Herausforderung darstellen, die belohnt wird.)
R = realistisch (Nur realistische Ziele sind sinnvoll, alle anderen sind unerreichbar.
T = terminiert (Das Ziel muss in einer festgelegten Zeit zu erreichen sein.)

Selbstorganisations-Tools hin oder her: Den Spaß an der Arbeit nicht verlieren!

Investieren Sie täglich einige Minuten in etwas, das Ihnen Spaß macht und interessant ist. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund der Stressbewältigung unverzichtbar. Echtes Interesse an einer Tätigkeit kann die Energiespeicher regelrecht auffüllen, was wiederum Kraft für weniger interessante Aufgaben gibt.

Außerdem muss es möglich sein, auch einmal „Nein“ zu einem Kunden zu sagen – wenn Ihnen das Projekt nicht zusagt, die Zeit zu knapp oder die Bezahlung nicht angemessen ist. (Interessiert Sie dieses Thema? Hier finden Sie Antworten auf die Frage “Darf ein Selbständiger einen Auftrag oder Kunden ablehnen?”) Wichtig ist auch, dass Sie sich motivierende Anreize schaffen – etwa Belohnungen für erreichte Ziele.

Kennen oder nutzen Sie praktische Selbstorganisations-Tools, die Sie empfehlen können? Oder haben Sie weitere Tipps zum Selbstmanagement? Wir freuen uns über Ihre Kommentare!

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Eine Frau in einem blau-weiß gestreiften Hemd - Barbara Schinko, SEO & Content Marketing Manager.

Autorin: Barbara Schinko, SEO & Content Marketing Manager

arbeitet seit 2016 bei Hiscox. Sie recherchiert gerne querbeet zu spannenden Themen wie Digitalisierung & Business-Themen, eignet sich neues Wissen an und schreibt dann darüber im Business Blog. Sobald sie auf ein erklärungsbedürftiges Wort aus der Versicherungswelt stößt, nimmt sie es ins Hiscox Glossar auf.

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