Mobiles Arbeiten & Bring Your Own Device: Worauf Unternehmen achten sollten

Seit Ausbruch des Corona-Virus arbeiten immer mehr Berufstätige im Home Office – sofern ihre Tätigkeiten dafür geeignet sind. Damit ist aus der Not womöglich eine Tugend geworden. So haben sich vor der Corona-Krise viele Mitarbeiter bereits mehr Flexibilität gewünscht, die Unternehmen erfüllten diese Nachfrage aber nicht – das zeigen verschiedene Studien des IT-Branchenverbands Bitkom aus 2019:

• 64 % der Berufstätigen befürworteten gelockerte Regelungen zum Arbeitsschutz, um Home Office zu erleichtern.
• 45 % wünschten sich einen gesetzlichen Anspruch auf Home Office.
• 39 % der Unternehmen erlaubten Arbeit im Homeoffice.
• 55 % der Berufstätigen waren mit einem Laptop ausgestattet,
• 65 % mit Smartphones & 34 % mit Tablets.

Ist nun die Trendwende gekommen – setzt sich das mobile Arbeiten durch, also das Arbeiten außerhalb der Betriebsstätte? In jedem Fall lässt sich als eines der Learnings für Unternehmen aus der Corona-Krise mitnehmen, dass für das mobile Arbeiten besonders auf die passende technische Ausstattung und auch auf die IT-Sicherheit im Home Office geachtet werden muss.

So lassen sich mehrere Arten des mobilen Arbeitens unterscheiden: Arbeiten im Home Office, von unterwegs (in Verkehrsmitteln, im Urlaub beispielweise) sowie mobil innerhalb des Betriebs (Open-Space-Büros, Desk-Sharing, wechselnde Betriebsstandorte, etc.). Jede dieser digitalen Arbeitsweisen, fern eines eigenen oder festen Büroplatzes, hat Vor- und Nachteile – beispielsweise eine größere Zufriedenheit der Mitarbeiter, mehr Effizienz in der Arbeit gegenüber notwendigen Entscheidungen und Investitionen zur technischen Infrastruktur.

Ein weiteres Konzept des mobilen Arbeitens, das primär die Ausstattung betrifft, ist Bring your own device:

Nutzen Mitarbeiter Ihres Unternehmens ihre eigenen Geräte für die Arbeit, ergeben sich folgende Vorteile. Allem voran, wenn der private Laptop oder das Smartphone über einen Zugriff auf Firmendaten, -anwendungen und -ressourcen ganz unabhängig vom Unternehmens- oder Mitarbeiterstandort verfügt:

• Keine Anschaffungskosten bei BYOD: Durch das BYOD-Konzept lassen sich Investitionen in neue Geräte für Unternehmen vermeiden. Mitunter sind die verwendeten Geräte sogar moderner und leistungsfähiger, weil sich Mitarbeiter für den Privatbereich Laptops oder Smartphones zulegen.
• Mehr Flexibilität & Effizienz des mobilen Arbeitens: Vertraute Geräte können die Produktivität der Mitarbeiters deutlich steigern – sie suchen sich Ihr gewünschtes Equipment selbst aus und konfigurieren sich alles so, wie sie es brauchen. Kleinere Aufgaben wie das Lesen der E-Mails können zum Beispiel schon auf der Zugfahrt ins Büro erledigt werden – oder beim ersten morgendlichen Kaffee im Home Office. Insgesamt sind Mitarbeiter besser erreichbar.
• Als dritten BYOD-Vorteil lässt sich noch der geringere Aufwand für die IT anführen, was die Verwaltung von technischem Equipment angeht. Was zunächst nach einem Vorteil klingt, kann auch ein Nachteil sein:

• Gefahren für die IT-Sicherheit: Für die Nutzung privater Geräte muss zunächst die Verbindung mit dem Firmennetzwerk, Daten und Programmen stattfinden. Das Setup kann also zu ersten Problemen führen und Inkompatibilitäten zu Tage bringen. Funktioniert der Zugriff ist wiederum die IT-Sicherheit ein großer Thema: Durch lückenhaft gesicherte Geräte öffnen sich Einfallstore: Schadsoftware kann eindringen und beispielsweise Daten verschlüsseln oder das Firmen-Computersystem lahmlegen.
• Rechtliche Aspekte von BYOD und Problematiken: Die EU-Datenschutz-Grundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz legen Regeln zum Datenschutz fest. Unternehmen sind und bleiben die für die Verarbeitung der Daten verantwortliche Stelle, sodass sich Haftungsfragen ergeben. Auch steuerrechtliche Regelungen müssen berücksichtigt werden.
• Risiken bei Verlust oder Beschädigung von Geräten: Werden private Geräte dienstlich genutzt, sind sie ein Arbeitsmittel gemäß der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Daraus lässt sich ableiten, dass im Fall von Verlust, Diebstahl oder Beschädigung der Geräte Unternehmen als Arbeitgeber in der Haftung gegenüber dem Arbeitnehmer sind.

Fazit: Das BYOD-Konzept kann sich für Unternehmen (und natürlich auf für die Mitarbeiter) lohnen. Doch sind auch klare, schriftlich festgehaltene Regeln gefragt wie zur Erlaubnis von BYOD, zur Einhaltung von IT-Sicherheitsmaßnahmen auch auf privaten Geräten, zum Umgang mit Zugriffsrechten und Firmendaten u.v.m.

Zunächst entstehen durch BYOD Cyber-Risiken für Unternehmen, die mit einer Cyber-Versicherung abgefedert werden können. Hinzu kommen potentielle Schäden am BYOD-Equipment, nämlich die Erstattung von verlorenen, gestohlenen oder beschädigten Geräten. Die Hiscox Allgefahren-Inhaltsversicherung sichert Ihre Betriebseinrichtung sowie auch das technische Equipment ab. Dabei sind auch die Risiken der neuen Arbeitswelt abgesichert – der Schutz umfasst auch die privaten elektronischen Geräte von Mitarbeitern im Falle einer betrieblichen Nutzung!